Contratar uma empresa especializada e implementar um sistema de Outsourcing de impressão nas escolas é uma solução efetiva para a área educativa. Porém, a utilização das próprias impressoras nas escolas e lidar com a gestão de documentos sem terceirizar o serviço, é ter uma dor de cabeça permanente.
Todas as instituições educativas como escolas, colégios e faculdades têm uma grande necessidade de impressões. Imprimir provas, cursos, apostilas, relatórios é o básico que cada instituto realiza. Lembrando que o setor administrativo de cada escola também tem uma demanda de impressão e gerenciamento de documentos.
Como o Outsourcing de impressão ou Serviços de Impressão Gerenciada podem ajudar na gestão da escola.
Algumas vantagens do Outsourcing nas escolas
Tendo um sistema efetivo de Outsourcing de impressão, a escola evita graves problemas que podem afetar o seu desempenho. O funcionamento das impressoras é garantido, eliminando assim o risco de ficar paradas e prejudicar os trabalhos. Isto depende da competência da empresa contratada e também da qualidade dos equipamentos concedidos.
Para eliminar transtornos, um programa de manutenção preventiva é realizado periodicamente nos equipamentos. Nele, são executados consertos e substituições das peças vencidas, sem a cobrança de nenhum custo adicional.
E para não ter tantos problemas que podem resultar em visitas técnicas e prejuízos, são escolhidos equipamentos robustos, modernos e de boa qualidade. Dessa maneira, a escola pode focar mais no seu desempenho educativo e conseguir um nível educacional superior para seus alunos.
Economia de tempo
Nosso tempo vale muito. Portanto, quanto mais a escola aproveitar do seu tempo focando nas tarefas principais mais vantagens terão seus alunos.
No sistema de Outsourcing de impressão as escolas não precisam gastar tempo em cotações de suprimentos ou peças de reposição cujo preço é exorbitante. O mesmo vale na contratação de mão de obra técnica para realizar os consertos. Estas tarefas são da responsabilidade da empresa contratada, sem custos adicionais.
Além disso, quando a impressora está com alguma alerta, a empresa de Outsourcing é notificada através do sistema de monitoramento. Idem quando qualquer peça está perto do vencimento ou os níveis dos cartuchos são baixos. Recebendo qualquer alerta, cabe à empresa tomar as providências para atender as ocorrências. Assim, a escola não precisa perder seu tempo para registrar chamadas em qualquer aviso de alerta apresentado pela impressora.
Controle de impressão
O sistema de Outsourcing de impressão nas escolas oferece um controle total de uso dos equipamentos. Através de um aplicativo, são informados o número de cópias de cada impressora, a quantidade de impressão e a quantidade de digitalização (se for uma Multifuncional). No ciclo de cada período é fornecido um relatório detalhado dessas operações. Nele, são contabilizados os valores que vão ser cobrados. Este monitoramento é acessado tanto pela empresa contratada como pela escola contratante.
Controle de usuários
Um sistema de Outsourcing de impressão oferece para as escolas um aplicativo que controla as impressões de cada usuário. Este controle oferece também relatórios periódicos sobre o uso das impressoras. Podendo também, estabelecer um limite de quantidade de impressão para cada setor ou para cada usuário.
Controle do conteúdo
Outro controle, no mesmo sistema, pode ser disponibilizado que fornece informações sobre o conteúdo e o horário dos trabalhos que foram impressos. Sendo assim, a escola tem maior vigilância nos conteúdos inadequados e diretamente pode inibir impressões desnecessárias.
Desse modo, a escola terá a capacidade de dominar e controlar todas as impressões de todos os setores e de qualquer usuários. Sem a necessidade de disponibilizar pessoas responsáveis para tomar conta das impressoras, de seus problemas e das compras dos suprimentos.
Gerenciamento eletrônico de documentos
O Outsourcing engloba também um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, GED. Com esta solução a escola ganha uma grande vantagem no controle de seus documentos. Nela consiste em digitalizá-los e armazená-los em sistema de busca. Sendo assim, procurar por algum documento se torna fácil e rápido pois não tem a necessidade de procurar somente pelo nome mas também pelo conteúdo. Além disso, não há necessidade em armazenar alguns arquivos fisicamente, já que foram digitalizados e arquivados no sistema.
Portanto o GED além de ser uma solução prática no armazenamento digital e na busca dos documentos, é uma maneira de poupar espaços e economizar papel.
Conclusão
Se sua equipe na escola já está muito limitada, é fundamental não tirar professores e administradores de suas funções principais para lidar com os problemas da impressora. Portanto, a melhor saída é terceirizar serviço de gerenciamento de documentos com quem entende no assunto. Aliás, o futuro dos seus alunos depende da performance da sua instituição.