Essa é uma excelente época para rever as contas da sua empresa — e um dos pontos que mais merece atenção é o custo das impressões e o uso das impressoras. É um gasto que, ao longo do mês, parece pequeno, mas quando somado pode representar uma fatia importante do orçamento. Por isso, vale a pena entender exatamente onde está indo cada real.
1. Comece levantando os números reais
Antes de qualquer decisão, é fundamental ter clareza sobre os gastos atuais. Para isso:
- Liste todos os equipamentos que a empresa utiliza.
- Registre o consumo médio mensal de papel e toner.
- Some os custos com manutenção, peças e chamados técnicos.
- Inclua também o tempo de inatividade das máquinas — isso afeta produtividade e gera custo indireto.
Esse diagnóstico inicial já costuma revelar desperdícios, máquinas pouco usadas ou equipamentos que quebram com frequência.
2. Calcule o custo real por página
Essa é uma métrica essencial e muitas empresas ignoram.
Pegue o valor gasto no mês (insumos + manutenção + energia + eventuais trocas) e divida pelo total de páginas impressas. Esse cálculo mostra, de forma clara, se o custo está alto demais e ajuda a comparar alternativas.
3. Avalie se vale a pena terceirizar
Se a sua empresa ainda não tem um fornecedor terceirizado, este é o momento ideal para considerar a contratação. A terceirização costuma incluir:
- Impressoras novas ou mais modernas
- Suporte técnico imediato
- Troca automática de toners
- Custos fixos mais previsíveis
- Redução de tempo gasto pela equipe com problemas de impressora
Com esses fatores juntos, muitas empresas percebem que terceirizar sai mais barato e ainda elimina dores de cabeça.
4. Já é terceirizado? Então revise o contrato atual
Mesmo quem já possui um contrato ativo não está automaticamente no melhor cenário. Por isso, analise:
- O custo por página está competitivo?
- O modelo das impressoras ainda atende à demanda atual?
- O fornecedor tem demorado para resolver problemas?
- O volume contratado ainda faz sentido? (às vezes a empresa cresceu — ou reduziu — e os valores não acompanharam)
Se algo não estiver satisfatório, pode ser a hora de renegociar ou buscar novas fornecedoras. O mercado muda rápido, e sempre surgem opções mais modernas e econômicas.
5. Compare com outras soluções
Peça propostas de outros fornecedores. Ao comparar, atenção em pontos que vão além do preço:
- Qualidade dos equipamentos
- SLA de atendimento
- Reposição de insumos
- Possibilidade de upgrade sem custo adicional
- Flexibilidade de contrato
Uma diferença pequena no valor por página pode representar uma grande economia no fim do ano.
6. Crie uma rotina de acompanhamento
Por fim, estabeleça um acompanhamento mensal ou trimestral. Isso evita que os custos voltem a crescer sem perceber.
Analisar seus gastos com o uso das impressoras agora pode trazer economia significativa nos próximos meses. Seja para adotar um fornecedor terceirizado ou para revisar o atual, o importante é não deixar esse custo invisível passar despercebido. Pequenas mudanças hoje podem resultar em uma estrutura mais eficiente, moderna e econômica para a sua empresa.