Quando é hora de trocar o fornecedor de locação de impressoras?
A locação de impressoras é uma solução prática para empresas que desejam eficiência e previsibilidade de custos. Porém, quando o serviço deixa de acompanhar as necessidades do negócio, começam a surgir sinais de que é hora de avaliar novos fornecedores.
A seguir, apresentamos 7 motivos que levam uma empresa a solicitar novas cotações.
1. Suporte técnico lento ou ineficiente
Quando os chamados demoram para ser atendidos, cada minuto perdido representa atrasos em processos internos, filas de impressão acumuladas e equipes paralisadas. A falta de retorno do suporte, a ausência de técnicos qualificados ou a necessidade de repetir o problema diversas vezes são sinais de que o fornecedor não possui estrutura adequada. Um bom contrato de locação deve garantir atendimento rápido, soluções definitivas e canais de comunicação acessíveis.
2. Quebras frequentes dos equipamentos
Equipamentos que apresentam travamentos constantes, peças quebrando repetidamente ou panes inesperadas indicam falta de manutenção preventiva ou o uso de máquinas antigas e já desgastadas. Isso gera insegurança, interrupções na rotina e impacto direto na produtividade. Empresas que dependem de impressão diária precisam de equipamentos confiáveis e atualizados para garantir fluxo contínuo de trabalho.
3. Custos elevados e pouco transparentes
É comum que, com o tempo, alguns fornecedores aumentem mensalidades, cobrem taxas extras ou elevem o valor dos suprimentos sem oferecer contrapartida. A falta de clareza nas cobranças deixa a empresa sem controle real dos gastos. Quando o custo-benefício deixa de ser competitivo ou a empresa perde previsibilidade financeira, é sinal de que é hora de comparar novas propostas e buscar fornecedores mais transparentes.
4. Demora na reposição de suprimentos
A falta de toner, cilindros, kits de manutenção ou peças essenciais pode parar setores inteiros, causando atrasos em entregas, atendimento ao cliente e processos internos. Quando o fornecedor não possui logística eficiente ou estoque adequado, as reposições demoram e geram prejuízos operacionais. Um parceiro confiável deve garantir suprimentos rapidamente, antes que o equipamento fique inoperante.
5. Falta de relatórios claros ou controle de impressão
Sem relatórios precisos sobre volume de impressão, custo por página, histórico de chamados ou uso por departamento, a empresa não consegue analisar onde estão os maiores gastos ou desperdícios. A ausência dessas informações mostra que o fornecedor não oferece ferramentas modernas de gestão. Relatórios completos ajudam na tomada de decisões e permitem ajustar contratos e máquinas conforme a demanda real.
6. Contrato rígido ou desvantajoso
Alguns contratos possuem cláusulas que limitam ajustes, aumentam multas de rescisão ou impõem fidelizações longas sem flexibilização. Isso impede que a empresa evolua, amplie ou reduza equipamentos conforme necessário. Se o fornecedor dificulta revisões contratuais, reajustes de volume ou adequações ao crescimento do negócio, a relação deixa de ser vantajosa e se torna um obstáculo.
7. Impressões de baixa qualidade ou desempenho insuficiente
Falhas como páginas borradas, cores inconsistentes, lentidão na fila de impressão e travamentos frequentes indicam que os equipamentos não atendem mais à demanda da empresa. Esses problemas afetam a apresentação de documentos, prejudicam a imagem profissional e atrasam tarefas. Um bom fornecedor deve entregar equipamentos modernos, configurados corretamente e com desempenho adequado ao volume de uso.
Se sua empresa enfrenta alguns desses problemas, solicitar novas cotações pode trazer maior eficiência, redução de custos e um serviço mais alinhado às suas necessidades.